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Formation archivage
électronique |
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DURÉE : |
3 jours |
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DATES : |
25-27 janvier 2012
5-7 mars 2012
11-13 juin 2012
26-28 septembre 2012
5-7 novembre 2012 |
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LIEU :
PRIX : |
PARIS
2350,00€ NET |
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Contact LCA Performances Ltd |
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37, rue d'Amsterdam
75008 - Paris |
Tél. :
Fax : |
01 42 26 07 54
01 42 26 09 88 |
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Archivage
électronique
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Archivage électronique :
comment
optimiser les performances d'un système
d'archivage électronique et garantir sa
sécurisation ?
Cette formation archivage électronique dresse
l’état des lieux des connaissances et des
méthodologies les plus avancées. Elle aborde à
la fois une vision française et internationale
de l'archivage électronique. Ainsi, vous
disposerez
des outils opérationnels pour manager de façon
autonome un projet d’archivage électronique
légal dans votre entreprise. Pour cela, la
présente formation met l’accent sur la notion de
pluridisciplinarité et la nécessité de créer des
liens et un véritable dialogue entre les
différents métiers impliqués dans le projet
archivage électronique.
Quelle que soit la taille ou le secteur
d’activité de votre entreprise, cette formation
vous permet d’optimiser la gestion de
l’intégralité
du flux
documentaire, indispensable à la bonne marche de
l’entreprise grâce à un archivage électronique à
valeur probante. Il s'agit d'une solution
globale d'archivage électronique pour organiser,
partager et archiver vos documents physiques et
électroniques en toute sécurité au travers d’une
application
conforme à la norme NFZ 42-013.
Lisez le programme de formation archivage
électronique
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o |
Comment
garantir l'authenticité
des documents numérisés et assurer leur
pérennité indispensables à la bonne
marche de l’entreprise grâce à
l'archivage électronique à valeur
probante ? |
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o |
Comment
optimiser l’enrichissement des
compétences de l’organisation au sein
l’entreprise par la gestion électronique
des documents ? |
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o |
Quelles sont les précautions à prendre
pour éviter une contestation de
l'intégrité d'un document lors de son
accès et se constituer un mode de preuve
juridique, sécurisé et à long terme ? |
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o |
Quelles
sont les nouveautés de la Loi relative à
la confiance dans l'économie numérique
du 21 juin 2004 relative à l'archivage
électronique ? |
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o |
Comment rédiger un cahier des charges
d'un projet d'archivage électronique
dans le le respect de la norme NFZ
42-013 ?
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o |
Dans quels cas l'archivage électronique
des documents comptables peut-il être
considéré comme irrégulier par les
services fiscaux ? |
Lors de cette
formation, vous trouverez les réponses à toutes
ces questions liées à la dématérialisation et à
l’archivage électronique en traitant à la fois
les aspects organisationnels, techniques et
juridiques. Ces différents thèmes abordés dans
cette session s’adressent aux responsables des
projets d’archivage, aux responsables
informatiques, aux responsables de la sécurité,
aux archivistes et documentalistes, aux risk
managers ainsi qu'aux directions générales,
avocats fiscalistes, experts-comptables et
responsables de ressources humaines.
Réservez
votre participation à la formation
archivage électronique
Compte tenu de l’ampleur de ce type de projet, il
est fondamental de bien maîtriser les grandes
étapes à commencer par la définition des besoins
et l’analyse de l’existant avant de passer à la
phase exploratoire de recherche des solutions
qu’elles soient techniques ou
organisationnelles. La stratégie d’archivage
électronique apparaît ici comme un véritable
pivot de la méthode qui va permettre, outre, de
bien définir les besoins, d’en déduire un cahier
des charges et surtout offrir le moyen de
valider la conformité des choix du système
d’archivage électronique à mettre en place dans
votre entreprise. |
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Objectifs
de la formation
archivage électronique
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Cette formation vous permet de
mettre en oeuvre un système organisationnel
complet de l'archivage électronique. Il s'agit
d'un déploiement des solutions d’archivage
électronique intégrées dans votre système
d’information tout en tenant compte des
impératifs du contexte législatif et
réglementaire. |
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Voici les objectifs que cette formation
archivage électronique vous permet
d'atteindre : |
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o |
Appréhender les enjeux et les risques du
projet d’archivage électronique : impact
des évolutions du contexte législatif,
les conséquences immédiates, les
conséquences à plus long terme. |
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o |
Réaliser
un audit préalable à la mise en place
d’un système d’archivage électronique
ainsi que du contenu des documents
électroniques faisant l'objet de
l'archivage. |
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o |
Acquérir une méthodologie
permettant d’évaluer les composants
technologiques et organisationnels d’un
système d’archivage électronique. |
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o |
Évaluer les choix
techniques pour la conception et
l’exploitation d’une solution
d’archivage électronique : logiciel de
gestion, support de stockage, format de
codage. |
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o |
Maîtriser
le cycle de vie des données tout en
optimisant les coûts d’administration
des données par stockage hiérarchique et
gestion du cycle de vie des archives
électroniques. |
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o |
Maîtriser le processus de
choix d'un prestataire d'archivage
électronique quant à la définition du
contenu des prestations possibles,
les engagements réciproques, les points
clés d’un contrat d’archivage. |
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o |
Mesurer les impacts
organisationnels et économiques
d'archivage électronique en prenant en
compte : contraintes d’exploitation
d’une solution interne, référentiels
métiers, facteurs de coûts, critères de
choix d’une solution délocalisée. |
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o |
Découvrir les différents
outils technologiques pouvant être mis
en œuvre dans le cadre d’un système
d’archivage électronique et remplir
à moindre coût les obligations légales
de l’entreprise. |
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o |
Trouver un
équilibre entre les critères essentiels
tels que : l'optimisation de l'espace,
la sécurité des documents et/ou des
informations, l'intégration du processus
d’archivage électronique dans le système
d’information. |
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o |
Maîtriser
la dimension technologique du projet :
les bases des données, le cahier des charges,
l'architecture fonctionnelle, les chaînes de
production, la solution d’archivage et
l'organisation de la sécurité
informatique. |
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Dans cette formation, vous trouverez des
indicateurs clés pour construire votre
propre projet
d'archivage électronique
le mieux adapté à votre entreprise et
apprécier la conformité légale de
l'option technologique adoptée. Vous
découvrirez également qu'un
système d'archivage électronique
implique une forte imbrication des
dimensions juridique, technique et
organisationnelle qui doivent être
menées de concert en fonction des
besoins d'archivage électronique au
niveau de votre entreprise.
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La loi du 13 mars 2000 portant sur
l'adaptation du droit de la preuve aux
technologies de l'information relative à la
signature électronique a amorcé une réforme en
profondeur du droit de la preuve en donnant une
existence juridique à l'écrit sous forme
électronique. Ainsi, un écrit sous forme
électronique peut être admis comme preuve de
l'existence ou l'extinction d'un droit ou d'une
obligation, au même titre qu'un écrit sur
support papier. |
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I.
Le contexte réglementaire de archivage
électronique |
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o |
La
présentation des normes règlementaires NFZ
42-013, des modèles et méthodes existants pour gagner du
temps et fiabiliser l’archivage électronique
afin d'optimiser la gestion de l’information. |
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o |
Les enjeux du
projet d’archivage électronique
et son impact sur le contexte
législatif en termes des
conséquences économiques,
organisationnelles et
culturelles. |
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o |
La Loi du 13 mars
2000 et les changements du Code
civil et des textes annexes
concernent les régimes et les
conventions de preuve. |
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o |
Le positionnement
juridique des traitements du
courrier, des factures clients
et des fournisseurs et les
conditions applicables aux
typologies de documents
spécifiques. |
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o |
La signature
électronique selon le décret du
1er juillet 2003 et son
incidence sur la
dématérialisation des factures
ainsi que sur les modalités de
mise en œuvre. |
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o |
Les écritures comptables
informatisées : le principe du
caractère intangible ou de
l'irréversibilité des écritures. |
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o |
Le
processus d’archivage
électronique et rôle du tiers
certificateur. |
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o |
Les principaux éléments de la
législation communautaire et de
la réglementation nationale. |
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o |
L'archivage électronique légal
des documents fiscaux et
comptables : obligations,
preuve, sanctions. |
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o |
Le principe d'une procédure de
clôture périodique des
enregistrements chronologiques. |
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II.
La définition des besoins d'archivage électronique
de son entreprise |
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o |
Les domaines et fonctions concernés par l’archivage
électronique : identifier les
acteurs impliqués et analyser leurs objectifs. |
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o |
Méthode d’audit : grille d’analyse, cartographie documentaire,
panorama des situations, les cas les
plus simples et les plus complexes. |
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o |
La
présentation des avantages d'un
système d'archivage électronique
des documents de l’entreprise. |
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o |
La
méthodologie de la
dématérialisation et de
l’archivage électronique des
documents sociaux, contractuels,
et des factures. |
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o |
La définition des typologies documentaires et flux à traiter
: les critères de sélection
documentaire la durée de rétention,
la volumétrie, le choix des sources et les formats les
plus performant. |
|
o |
La gestion des archives à partir des critères de
valeur des documents, des durées de
conservation, de fréquences des
consultations et des périodes de
destruction programmées. |
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o |
Prendre en compte les évolutions d’autres fonctions, par exemple
les projets de modernisation de la
relation avec les clients via le site
Internet de l’entreprise. |
|
o |
Les contraintes du traitement des flux et les
solutions technologiques pour
assurer la traçabilité des
opérations.
|
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o |
La
présentation et la définition
des durées légales de
conservation des documents de
l’entreprise. |
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o |
Comment gérer les prescriptions
applicables en matière
commerciale, civile, sociale et
fiscale ? |
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o |
Le
principe de l'automatisation de
la dématérialisation et de
l’archivage électronique à tous
les niveaux de l’entreprise. |
|
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|
III.
Les protocoles de dématérialisation et
d'archivage électronique |
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o |
L'identification des documents à
archiver, la fixation des délais
de conservation et la définition
des droits d’accès
aux données. |
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o |
L'identification
des sources de données, la
définition de l'architecture
fonctionnelle des chaînes de
production, la solution
d’archivage électronique et de
la sécurité informatique. |
|
o |
La définition des
objectifs du projet d'archivage
électronique au niveau
d'optimisation de l'espace, de
la sécurité des documents et de
déploiement du processus
d’archivage électronique. |
|
o |
Définir des indicateurs de performances : pénétration de
l’archivage, volumétrie traitée, taux de
consultation. |
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o |
La
rédaction de cahier des charges
technique d'un système
d'archivage électronique légal. |
|
o |
La préparation d'une charte définissant qui conserve
quoi au niveau des archives, combien de
temps, sur quels supports, quelle est la
démarche à suivre, quels sont les
acteurs concernés. |
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o |
Appliquer la charte : automatisation des procédures d’archivage,
assurer la traçabilité des opérations,
associer les utilisateurs, faire évoluer
la charte. |
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o |
Comment organiser et
structurer sa base documentaire : mails,
papier, documents électroniques ? |
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o |
La différence entre
sauvegarde informatique, archive
informatique et archivage à valeur
légale. |
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IV.
Management de projet archivage
électronique |
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o |
La
présentation des exemples les plus
significatifs des solutions de gestion
de contenu et d'archivage électronique
certifié. |
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o |
Comment interpréter les discours commerciaux sur
l'archivage électronique, les pièges à
éviter
? |
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o |
La
définition d'une architecture technique
incluant des composants serveurs, des
composants réseaux ainsi que la gestion
des transferts avec les prestataires
internes et/ou externes. |
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o |
L'élaboration d'une architecture d'archivage
électronique fonctionnelle intégrant les sources
de données exploitables, les contraintes
des transferts entre le site de
production et le site d’archivage. |
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o |
La définition des rôles clés des acteurs internes et
externes tels que : les archivistes, les auditeurs,
les certificateurs. |
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o |
La sélectionner les supports de conservation et de
consultation ainsi que des formats de
codage. |
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o |
La gestion de
l’obsolescence des supports et
l’évolution des techniques de stockage. |
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o |
L'évaluation de coûts des opérations d’exploitation,
d'acquisition des
supports et d'autres charges dans le cas
d’une externalisation d'archivage
électronique. |
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o |
La mise au point d'un plan d’ensemble intégrant des familles de
flux et des applications de production
existantes, applicable à chaque étape du
projet d'archivage électronique. |
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o |
Gérer un système d’archivage au quotidien : les opérations
d’exploitation, la gestion des supports,
l’enregistrement des opérations. Mettre
en place un tableau de bord. |
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o |
Les principaux points clés d’un contrat d’archivage
: obligations réciproques et
contraintes.
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Cette
formation dresse l’état des lieux des
connaissances et des méthodologies les
plus avancées, en abordant à la fois une
vision française et internationale de
l'archivage électronique. Il s'agit de
vous fournir
tous les outils pour vous permettre de
manager de façon autonome un projet
d’archivage électronique légal, dans
votre entreprise. Pour cela, la présente
formation met l’accent sur la notion de
pluridisciplinarité et la nécessité de
créer des liens et un véritable dialogue
entre les différents métiers impliqués.
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Une concentration permanente,
une participation active au
séminaire archivage électronique pendant près de sept
heures par jour, constituent une
implication importante, que l'on
ne peut se permettre d'entraver
par un confort insuffisant et
des conditions matérielles
précaires. Notre organisation
prend en charge les aspects
matériels tels que : les repas
et les petits déjeuners qui
favorisent la convivialité,
ainsi que notre choix
systématique de sites offrant le
meilleur environnement possible
pour une meilleure performance
des stagiaires. La durée de
cette session formation
archivage électronique est de 3 jours. |
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Dates
de prochaines sessions
archivage
électronique :
Paris les : 25, 26 et 27 janvier 2012
Paris les : 5, 6 et 7 mars 2012
Paris les : 11, 12 et 13 juin 2012
Paris les : 26, 27 et 28 octobre 2012
Paris les : 5, 6 et 7 novembre 2012 |
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Les sessions
de formation archivage
électronique se déroulent à Paris.
L'information concernant les
lieux de leurs déroulement est
communiqué aux participants dès
leur inscription effective. Les
réservations de chambres et
leurs prises en charge sont
assurées individuellement par
chaque participant ainsi que les
frais de déplacement. Le nombre
de stagiaires inscrits à ce
séminaire archivage électronique est limité afin que
chacun puisse bénéficier d'un
suivi pédagogique personnalisé.
Les formations archivage
électronique débutent à 9
heures et se terminent entre 17
et 18 heures. Nous suggérons aux
participants de se présenter sur
les lieux de stage 15 minutes en
avance, ils seront accueillis
par le consultant autour d'un
café.
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Méthodes
pédagogiques :
archivage
électronique
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La formation
archivage électronique propose un
dispositif complet de méthodes.
Vos objectifs feront
l’objet de travaux personnalisés
pendant le séminaire formation
archivage électronique et serviront
d'appui aux thèmes développées.
Il s’agit d'utiliser votre contexte
actuel comme base évolutive vers
l’intégration des techniques d'archivage
électronique. Le processus
pédagogique est adaptée à votre
profil
et
appuyée par un environnement
multimédia, les dossiers personnels,
les fiches de travail et de
progression.
Le parcours de formation
archivage électronique
est déployé en trois phases : |
| |
|
Avant le
séminaire
Avant le séminaire,
vous serez invité à réaliser les
travaux préparatoires à la formation
archivage électronique. Il s’agit des
travaux préparatoires qui vont vous
permettre : |
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o |
D’accéder aux
synthèses des contenus pédagogiques,
rassembler les ressources,
identifier les objectifs de
développement et préparer votre
formation
archivage électronique. |
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o |
D’effectuer le
diagnostic de vos besoins en
matière d'archivage
électronique. |
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o |
De se mettre en phase
avec les objectifs pédagogiques
permettant une appropriation
optimale des contenus pendant le
séminaire
archivage électronique. |
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o |
De communiquer au
consultant formateur les grilles d'analyse pour la
préparation d'une ingénierie de
formation sur mesure. |
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| |
|
Pendant le séminaire
Le processus
pédagogique de la formation
archivage électronique est adapté à votre
contexte professionnel, afin d’optimiser
l'intégration de nouvelles
compétences en matière d'archivage
électronique à la
spécificité des objectifs de votre
entreprise. |
| |
|
o |
Appropriation des
contenus formation
archivage électronique par des
mises en situation réelle, |
|
o |
Méthode fondée sur
une dynamique interactive reliant
les connaissances, les compétences
et vos objectifs qui
vous sont spécifiques, |
|
o |
Développement d’une
approche personnalisée
du projet d'archivage
électronique
de votre entreprise, |
|
o |
De plus, vous mettrez
au point, votre plan d’action
opérationnel
archivage électronique. |
|
| |
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Après le séminaire
Avant la fin du
stage
archivage électronique, vous développerez vos plans d'action qui se
traduisent par la mise en
application de nouveaux acquis en
matière d'archivage
électronique
dans
votre organisation. Cette
action de formation
archivage électronique est suivie par des actions de télécoaching sur demande. |
| |
|
o |
Cette formation
archivage électronique
s'appuie sur les résultats
d'évaluation, de la mise en
application des acquis du séminaire,
qui est effectuée par le stagiaire
et communiquée au consultant
intervenant 2 mois après le
séminaire. |
|
o |
La mise en place d'un
télécoaching individuel, basé sur un
dispositif d’accompagnement
associant l'action de télécoaching
et vidéo conférences.
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o |
Les plans d’action
constituent la base des opérations
de télécoaching individuel, centrés
sur la mise en application de
nouvelles compétences est réalisé,
environ 3 à 6 mois après le stage. |
|
| |
|
Le bilan des performances s’effectue
6 mois après la session formation
archivage électronique pour s'assurer que la
démarche au niveau d'archivage
électronique
a bien été appliquée par
les stagiaires et intégrée dans leur
pratique. |
| |
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|
La fourniture
d'une documentation technique complète
fait partie intégrante de notre
prestation
archivage électronique. Elle
vous permet de consulter les sujets
exposés lors de différentes étapes du
séminaire. Elle constitue un dossier de référence sur
ce stage
archivage électronique.
Voilà pourquoi les supports pédagogiques
qui vous seront remis lors de ce
séminaire
archivage électronique
contiennent entre
150 et 200
pages. Il s'agit des fondements de
chaque apport, issu des
pratiques formalisées par les
consultants LCA Performances Ltd.
L'ingénierie de l'archivage
électronique, mise à votre
disposition, est validée sur la base des
critères des performances techniques et
des succès obtenus par les stagiaires.
L'efficacité des outils pédagogiques
ainsi construits se focalise sur
plusieurs niveaux : |
| |
|
> |
Ils contiennent
toutes les techniques apprises pendant
le stage formation
archivage électronique ainsi
que les bases organisationnelles et
méthodologiques du séminaire, |
|
> |
Ils sont le fil
conducteur du parcours de cette
formation
archivage électronique, |
|
> |
Ils constituent
repères, ressources et ouvertures pour
appliquer avec efficacité chacune de ces
techniques d'archivage
électronique, |
|
> |
Ils servent de
« référentiel » pour la réalisation des
travaux de mise en œuvre des nouvelles
compétences dans le domaine d'archivage
électronique, |
|
> |
Ils contiennent
également un tableau de bord de mise en
œuvre de vos plans d’action opérationnel
dès la fin du stage
archivage électronique. |
|
| |
|
C'est avec clarté et simplicité
que cette formation
archivage électronique
vous guidera dans
l'acquisition de nouvelles compétences. Cette formation
archivage électronique peut être accompagnée, sur votre demande, par un coaching qui vous permet d'optimiser
votre projet et de trouver, avec le consultant,
des solutions à vos attentes en matière de la
mise en place d'un système d'archivage
électronique dans votre organisation. |
| |
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|
Modalités d'inscription archivage
électronique
|
|
Une convention de formation archivage
électronique
est établie par l'organisme de formation LCA Performances
Ltd, enregistré auprès de
la Direction Régionale de la Formation
Professionnelle d'Ile de France sous le
numéro 11753415275. |
|
La facture est établie en double
exemplaire : le premier est destiné à
votre service comptabilité, le second
exemplaire constitue le document annexe
à la convention. |
|
L'attestation de présence, vous sera
adressée après le stage archivage
électronique. Ces documents vous permettent
de compléter votre dossier concernant
cette action de formation. Vous recevez
également une attestation de stage
certifiant que vous avez suivi le
programme de ce séminaire archivage
électronique. |
|
En cas d'empêchement pour un participant
d'assister effectivement à la session
formation archivage électronique à laquelle il est
inscrit, l'entreprise peut lui
substituer un autre collaborateur avec
l'accord de l'organisme de formation. |
|
Pour toute annulation faite moins de 15
jours avant le début du stage,
l'organisme de formation se réserve le
droit de facturer les frais d'annulation
correspondant à 100% du prix du stage. |
|
En cas d'abandon ou d'absence d'un
participant en cours de stage formation
archivage électronique, le stage sera facturé en
totalité. |
|
Dans le cas de force majeure,
l'organisme de formation se réserve le
droit d'ajourner ce stage archivage
électronique, au plus tard
une semaine avant la date prévue. Dans
cette hypothèse, le montant des droits
d'inscription sera intégralement
remboursé. |
|
Toute inscription à une session
formation archivage électronique est
nécessairement accompagnée du règlement
à l'ordre de LCA Performances Ltd, sauf
dans le cas où la formation est prise en
charge directement par un organisme
paritaire collecteur. |
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